3. ONGELMA JA RATKAISU

3. ONGELMA JA RATKAISU

 

ONGELMA: BUDJETTI TOIMII, KASSAENNUSTE EI

Juttelin kerran erään kehitysyhtiön toimitusjohtajan kanssa. Yhtiön omistaa hyvin suuri kaupunki, ja sen tehtävänä on koota kaupungin siipien suojiin lupaavia uusyrityksiä. Yrityspolitiikkansa mukaisesti kaupunki tukee näitä timanttiluokan yrityksiä muutaman vuoden ajan. Kehitysyhtiö vastaa siitä, että ne saavat sopimusten mukaiset rahoitusavustukset. Rahoitus auttaa niitä loppuunsaattamaan tuotekehityksen ja kantaa ne yritystoiminnan alkuvaiheessa olevan rahoituskuilun yli.

Toimitusjohtaja kertoi, että kaikille näille kaupungin kumppanuusyrityksille tehdään aina vuoden alussa tavanmukaiset, tilinpäätösformaatia mukailevat budjetit ja siihen perustuva normaali, kululuettelotyyppinen, kuukausitilanteen kertova kassaennuste. Vuositason budjetti yleensä myös toteutuu, mutta säännöllisesti, joka kesälomalla, hänen merisaaristossa olevalle mökilleen soitetaan, ja joku kumppanuusyrityksistä pyytää saada palaverin “vaikka nyt onkin kesäaika”. Palaverin aihe on rahoitus: rahat ovat loppuneet yllättäen.

Kassaennusteen mukaisesti juoksevien kulujen, myös kesäajan palkkojen, maksamisen pitäisi tapahtua ongelmitta ja ajallaan. Kullakin yrityksellä on yhdessä sovittu, tarkka taloudenpito, ja yhdessä tehdyssä vuosibudjetissa on vuositason rahoitustarve ratkaistu. Niinpä yrityksillä ei ole  tarvetta suuriin kassapuskureihin.

Myöskään kassaennusteen laatiminen ei ole osaamisongelma. “Meillä on käytössä modernit atk-ohjelmistot, ja suurin osa henkilökunnasta on saanut yliopistotason koulutuksen.” Toimitusjohtajalla on pitkä yksityissektorilla saatu työkokemus. Parempia resursseja on tuskin saatavissa perinteisten budjettien ja niitä vastaavien kassaennusteiden tekemiseen.

Ja kuitenkin: yhtä säännöllisesti kuin näitä heinä/elokuun vaihteen pikapalavereita pidetään, niin yhtä säännöllisesti niissä todetaan, että vuositason budjetissa on kyllä pysytty, mutta kuukausitason kassaennuste on heittänyt, ja kassan pohja on tullut vastaan.

Toimitusjohtajan mukaan kassaennusteongelma voitaisiin kyllä ohittaa helposti toteamalla, että tulevaisuus on tuntematon ja ennusteet aina heittävät. Mutta kun ongelma on säännöllisesti toistuva, ei hänen mielestään voi syyttää pelkästään sattumaa.

Ongelma, “budjetti toimii mutta kassaennuste ei”, on ja pysyy, ja sen kanssa on totuttu elämään näiden pikakokousten avulla. Tässä yhteisössä epäluotettava kassaennuste ei aiheuta suuria ongelmia.

YLEISESTI: SAMA ONGELMA ON KAIKILLA YRITYKSILLÄ

Tämä todellisesta elämästä kumpuava kassaennuste -esimerkki ei ole mikään erikoistapaus, paremminkin se kertoo pääsäännöstä, sillä samantyyppisistä tapauksista olen kuullut lukuisia kertoja.

Mikro- ja pkt-yritysten olosuhteet ovat useimmiten sellaiset, että taseessa ei ole mahdollista ylläpitää suuria rahoituspuskureita eikä vapaita vakuuksia ole. Niinpä toimitaan tarkan euron mukaisesti pienellä kassalla ja maksuvalmiuden ylläpitoon varaudutaan tavalla tai toisella, se tarkoittaa, että käytetään yrityksen kulttuurin mukaisesti tehtyä kassaennustetta. Ja jos kassavirtaennuste ei toimi, niin ongelmaan improvisoidaan ratkaisu.

Kassaennusteen toimimattomuus ei ole pelkastään suomalainen ongelma, sama tilanne on kaikissa markkinatalousmaissa: kilpailutilanne vaatii tehokasta rahavirtaa, isoja puskirikassoja ei voida/kannata ylläpitää ja kassaennusteen epäluotettavuus maksaa, vie aikaa ja energiaa.

MIKSI KASSSAENNUSTE EI TOIMI?

Vastauksia voi pohtia esimerkiksi seuraavasti.

Tuntematon tulevaisuus: luonnollinen mieleen tuleva ajatus on tietenkin se, että eihän tulevaisuutta tunneta, joten kassaennusteille voidaan sallia suuretkin heitot.

Tekniikkavirhe: ehkä ennusteohjelmiston laatimisessa on käytetty väärää laskentatekniikkaa tai on oltu huolimattomia Excel-solujen käsittelyssä.

Huono ammattitaito: mutta mistä sitten johtuu, että myöskin osaavat ammatti-ihmiset toistuvasti epäonnistuvat kassavirtaennusteen laatimisessa?

Voidaanko kassaennusteiden toimimattomuus ja ihmisten turhautuneisuus koko budjetointiin  kuitata sillä, että tulevaisuus ei ole ennustettavissa, että tekniikkavirheitä tapahtuu, ja että ihmiset eivät osaa hommiaan?

Voihan näin olla, mutta onko uskattavaa, että nuo olisivat aina syynä? Pitäisikö tästä “toimimaton kassaennuste” -tilanteesta olla huolissaan?

PERUSSYY: EPÄAITO KASSAENNUSTE

Ei syytä huoleen, sillä tilanne on juuri sellainen kuin sen tuleekin olla. Ensikuulemalta tämä kuulostaa nurinkuriselta: itse asiassa silloin pitäisi olla huolestunut, jos nämä luettelotyyppiset kassavirtaennusteet alkaisivat systemaattisesti pitää paikkaansa.

Silloin syntyisi todella outo tilanne. Se nimittäin tarkoittaisi sitä, että 1+1 ei olekkaan 2 vaan jotakin aivan muuta. Toisin sanoen, matemaattiset totuudet lakkaisivat olemasta voimassa sillä hetkellä, kun nämä kululuettelotyyppiset kassavirtaennusteet alkasivat pääsääntöisesti pitää paikkaansa.

Pohjimmainen syy yleiseen kassaennusteiden epäluotettavuuteen on siinä, että ne yleensä ovat epäaitoja. Se taas johtuu siitä, että ne on tehty yhdenkertaisen kirjanpidon periaatteeella.

Ne on tehty siten, että kuukausitason alkukassaan ynnättävät ennuste-erät muodostavat panojen ja ottojen luettelon. Ne ovat joko tuloslaskelman eriä (“sähkölasku 1000 €”) tai taseen eriä ( “luoton lyhennys 500 €”), ja merkintä tapahtuu vain yhteen kertaan – tähän kassaennusteluetteloon. Tarkemmin sanottuna, luettelo on yhdenkertaisen kirjanpidon mukainen esitys kassatapahtumista.

Ja koska luettelon jäsenillä ei ole kahdenkertaisen kirjanpidon mukaista yhteyttä taseeseen, on yrityksen tase-ennuste (joka on taustalla, koska sitä ei yleensä lasketa) joka kuukausi epätasapainossa ja kuukauden kassaennuste ei voikkaan pitään paikkaansa. Systemaattinen erehtyminen johtuu systemaattisesta virheestä.

RATKAISU: AITO KASSAENNUSTE

Kohdassa “Our Products – Tuotteet” kerrotaan kuinka mikä tahansa pk- ja mikroyritys voi ottaa käyttöönsä aidon kassaennusteen ja muokata sitä niin monta kertaa kuin haluaa, aina silloin, kun yrityksessä tai sen ympäristössä tapahtuu talouteen vaikuttavia muutoksia. Käyttäjä voi näin simuloida yrityksen tulevaisuusvaihtoehtoja. Tämä aito kassaennuste toimii pilvipalveluna ja on käytössä 24 h vuorokaudessa. Pilvipalvelu perustuu Mr Future Prudens nimiseen robottiin, joka käsittelee kaikki simulointipyynnöt ja lähettää palautteena raportit.  Palveluun liittyminen on oma prosessinsa ja sen jälkeen alkaa normaalikäyttö. Kassaennustekyselyjen vastinaika on lyhimmillään 30 minuuttia (vaikka itse laskenta vie vain muutamia sekuntteja, on varauduttu siihen, että systeemi tekee joka laskentakierroksella historiavarmistuksen tai tarkistuskyselyn käyttäjäyritykselle).  Tätä pitempiä vastinaikoja on odettavissa silloin, kun robottiin muodostuu laskentajonoja tai kun se tekee runsaasti varmistuskyselyjä. Kaikki pyynnöt käsitellään saapumisjärjestyksessä.

 

 

 

 

Leave a Reply